Agence IA à Toulon : un chatbot répond, vous gardez la main
À quelle heure peut-on arriver, où se garer, les chiens sont-ils acceptés, qu’est-ce qui est compris dans le prix : vos clients vous écrivent ces questions chaque semaine, souvent après la fermeture. Chez Le Van Trotter, l’entreprise de location de vans de Mathieu, les mails aux locataires, les consignes de départ et les factures partent désormais sans que personne les tape : 12 à 15 heures de travail en moins chaque semaine. Prenez une heure offerte avec nous : nous trions vos messages et repérons ceux qu’un assistant peut prendre en charge.
Réserver mon heure offerteUne heure, en visio. Sans engagement.
Nous sommes deux associés, Aurélien et Mathieu. Nous mettons en place des chatbots, des agents IA et des automatisations pour les TPE et PME de Toulon et du tour de la rade, de La Seyne-sur-Mer à Hyères : hébergements, restaurants, locations, commerces et services. L’assistant annonce dès son premier message qu’il en est un. Il répond avec les informations que vous lui avez données et vous transmet le reste, résumé.
Séjour du 22 : passer de 4 à 6 personnes, prix à confirmer. Arrivée par le ferry, tôt. Déjà répondu : dépôt des bagages, parking (en allemand).
Conversation imaginée pour montrer le principe : l’appartement et « Sophie » sont fictifs. L’assistant ne répond qu’avec ce que vous lui avez écrit.
Votre cliente pose sa question
L’assistant répond avec vos consignes
Ce qui vous revient est résumé et vous attend
Aurélien et Mathieu, les deux personnes à qui vous parlerez
Du premier échange jusqu’à l’assistant qui répond sur votre site, vous avez affaire à nous deux. Il n’y a pas de commercial entre vous et nous.
Chaque jour, nos propres outils suivent plus de 1 500 sites. Quand l’un d’eux tombe en panne, c’est nous qui perdons de l’argent. Nous construisons les vôtres avec les mêmes contrôles.
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Aurélien, l’heure de repérage
Aurélien commence par vous écouter raconter votre semaine. De 2013 à 2018, dans l’industrie, il a mené le changement d’un logiciel de gestion utilisé par 250 personnes. Responsable d’une agence de publicité en ligne ensuite, il en a revu les façons de travailler, puis automatisé ce qui revenait le plus. Chez vous, il commence par relever les questions que vos clients posent, telles qu’ils les écrivent.
Mathieu, la partie technique
Mathieu s’occupe de toute la partie technique. Il branche l’assistant sur votre site et vos outils, et vérifie que chaque demande transmise arrive bien dans votre boîte. Le Van Trotter est son entreprise : c’est lui qui y a automatisé les mails aux locataires, la facturation, les consignes de départ et le suivi du retour des vans.
Ce que nous avons automatisé chez nous, et ce que vous pouvez en tirer
Quatre exemples tirés de nos propres entreprises et du parcours d’Aurélien. Pour chacun : le point de départ, le résultat mesuré, et ce que cela donnerait dans la vôtre.
Le Van Trotter : chaque locataire reçoit les mêmes informations, sans qu’on les retape
Le Van Trotter, l’entreprise de Mathieu, loue des vans aménagés au départ de Toulouse. Une location, c’est toujours la même suite : répondre à la demande, confirmer, envoyer les consignes de départ, facturer, préparer le retour du van. Aujourd’hui, les mails aux locataires, les factures, les consignes et le suivi du retour partent seuls. Mathieu y gagne 12 à 15 heures par semaine, soit presque deux journées.
Pour vous : si chaque client qui réserve reçoit de votre part le même mail, tapé à la main, ce mail peut partir à votre nom sans vous.
Des formulaires qui semblaient fonctionner
Le 10/09/2026, nous avons envoyé un message de test depuis les 294 formulaires de contact de nos sites. Sur 23 d’entre eux, la page affichait « message envoyé », mais rien n’arrivait : le serveur bloquait la demande. Une fois corrigés, les 23 ont transmis nos 23 messages de test. Le 28/09, le contrôle suivant a tout reçu.
Pour vous : un client qui vous écrit depuis votre site et ne reçoit jamais de réponse va voir ailleurs. Un contrôle automatique vous prévient avant.
Une page de chiffres prête à 9 h
Nos chiffres vivaient dans cinq outils séparés : deux moteurs de recherche, les visites, les appels, les demandes reçues. Une tâche les regroupe tous les matins à 9 h sur une même page, avec un avis en clair pour chaque site.
Pour vous : les réservations de la veille, les appels manqués et les questions transmises par l’assistant, lus en une minute avec le café.
Une agence de publicité en ligne : l’arrivée des nouveaux clients, les comptes rendus, les factures
Quand il dirigeait une agence de publicité en ligne, Aurélien a revu la façon de travailler de l’équipe. Il a ensuite automatisé trois tâches qui revenaient sans cesse : l’arrivée des nouveaux clients de l’agence, les comptes rendus, le rapprochement des factures.
Pour vous : le mail de bienvenue, le plan d’accès et les conditions s’écrivent une fois, puis partent à chaque nouveau client.
Aucun de ces exemples ne vient de votre métier. Les gestes, eux, se retrouvent partout : répondre, confirmer, transmettre, vérifier. L’heure de repérage sert à les retrouver dans votre semaine.
Demander mon heure offerteLes questions que vos clients vous posent chaque semaine
Chacune se règle en deux minutes. Le problème, c’est le moment où elles tombent : pendant le service de midi, coincé sur l’A57, ou à 23 h. Voici, question par question, ce que l’assistant peut prendre et ce qu’il vous rend.
Il donne vos horaires du jour, y compris ceux d’été et d’hiver, les jours fériés et les fermetures que vous avez notés.
Quand on lui demande une faveur : ouvrir pour un groupe, garder la cuisine ouverte plus tard.
Si votre outil de réservation lui donne accès au planning, il regarde et répond. Sinon, il prend la date, l’heure et le nombre de personnes. Nous regardons ensemble, pendant l’heure, ce que votre outil permet.
Pour tout ce qui sort de l’ordinaire : un repas d’équipe, une privatisation, un séjour d’un mois.
Il donne le bon lien, ou il note la demande en entier : nom, date, nombre de personnes, téléphone.
Quand quelqu’un veut changer ou annuler une réservation déjà faite. Votre planning, il n’y touche pas.
Il reprend le prix que vous affichez déjà, et précise ce qu’il comprend.
Dès qu’on lui demande un prix de groupe, une remise ou un geste. Il ne promet rien à votre place.
Il reprend vos indications : l’adresse, le bus ou le bateau-bus, le parking le plus proche, l’arrivée tardive. Il répond dans la langue dans laquelle on lui écrit.
Quand votre client est perdu ou attend devant une porte fermée. Là, c’est votre numéro qu’il lui faut.
Il cite mot pour mot vos conditions écrites sur ce qui engage : acompte, caution, annulation.
Une réclamation, un désaccord, un client fâché. Ces échanges-là, c’est vous qui les menez.
Ce qui arrive dans votre boîte quand il vous passe la main
- le nom de la personne et le moyen de la recontacter ;
- sa demande, résumée en une ou deux lignes ;
- les réponses déjà données, pour que vous ne les répétiez pas ;
- son message tel qu’elle l’a écrit, si vous voulez le lire.
Les tâches voisines de ces questions
L’assistant de votre site
C’est le chatbot de la conversation du haut. Il répond le soir et le week-end, et se présente comme un assistant. Tout le détail sur notre page chatbot IA.
Les mails rangés à l’arrivée
Chaque mail est classé en arrivant, et la réponse habituelle est déjà écrite en brouillon. Vous la lisez, puis vous l’envoyez. Pour les tâches en plusieurs étapes, voyez nos agents IA.
Une demande notée une seule fois
La demande prise par l’assistant entre directement dans votre tableau ou votre outil de réservation. Personne ne la recopie. C’est le travail de l'automatisation IA.
Les mails qui précèdent la venue
Confirmation, consignes d’accès, rappel la veille : ils partent à votre nom au jour prévu. Le Van Trotter fonctionne ainsi pour ses locataires.
Votre question à vous n’apparaît pas ici ? Apportez-la à l’heure de repérage. Sur notre blog, un cas voisin du port : la réservation des places de port.
Faire le tri de mes questionsÀ Toulon, une partie des questions arrive par la mer, et toute l’année
Les chiffres publiés sur la rade et sur le Var, et ce qu’ils annoncent pour vos messages.
Les escales de croisière ont progressé de 85,8 %. Selon le port, ces passagers ont dépensé 37 millions d’euros dans les commerces, restaurants et hébergements de la métropole. Chaque débarquement amène sa série de questions : bagages, trajet, horaires.
Le Var a compté 83 millions de nuitées en 2024, un record. Le printemps, l’automne et l’hiver pèsent de plus en plus. Vos questions ne s’arrêtent donc plus à la rentrée.
Les visiteurs étrangers viennent d’abord d’Allemagne, selon l’office de tourisme Provence Méditerranée. Une part de vos messages arrive donc en allemand. L’assistant répond dans la langue du message.
Le répertoire compte aussi 253 établissements d’hébergement de courte durée, 49 hôtels et 38 agences de location de voitures. Dans ces métiers, les mêmes questions reviennent chaque semaine.
Ce que la CCI du Var propose déjà
Au 236 boulevard Maréchal-Leclerc, la CCI du Var reçoit les entreprises pour un diagnostic numérique, un diagnostic RGPD et un point sur leur visibilité en ligne. Son conseiller numérique aborde aussi l’automatisation des tâches avec l’IA. Ces rendez-vous dressent un état des lieux de votre entreprise.
Notre heure de repérage part des messages que vous recevez, un par un. Ensuite, nous mettons l’assistant en place, et vous relisez ses premières réponses.
L’heure de repérage, offerte : nous lisons vos messages avec vous
Un appel de vingt minutes ne suffit pas pour voir comment vos clients vous écrivent. Nous prenons donc une heure, en visio, écran partagé.
Ce que vous recevez ensuite par mail, que vous travailliez avec nous ou non
- la liste écrite des questions qui reviennent, et des tâches qui les entourent ;
- ce que l’assistant peut répondre seul, et ce qu’il doit vous faire suivre ;
- la première chose à mettre en place, avec la raison de ce choix ;
- les réglages à votre portée dans vos propres outils. Cette liste vous appartient.
Réservez votre heure offerte
- Si rien ne mérite un assistant, nous vous le disons. Deux ou trois questions par semaine ne justifient pas d’en installer un.
- Si un outil que vous payez déjà sait faire la tâche, nous vous montrons le réglage. Plusieurs outils de réservation courants savent déjà envoyer les mails avant la venue.
- Aucun engagement. L’heure est offerte, et la décision d’aller plus loin reste la vôtre.
Nous sommes deux et nous faisons aussi tourner nos propres entreprises. Le nombre d’heures de repérage par semaine est donc limité.
Votre projet IA : cadrage, développement, déploiement
Un assistant utile commence par vos réponses. Nous partons des questions que vos clients posent vraiment, et nous en traitons d’abord un premier lot. Vous voyez l’assistant répondre à de vraies questions avant de le laisser répondre sans relecture. À chaque étape, vous savez ce que vous recevez, et vous connaissez le prix avant de commencer.
Audit
C’est l’heure de repérage. Nous relevons avec vous les questions, les canaux par où elles arrivent et le temps qu’elles vous prennent.
Cadrage
Nous écrivons avec vous ce que l’assistant sait, ce qu’il ne dit jamais, et à quel moment il vous passe la main.
Pilote
L’assistant répond aux questions réelles. Au début, vous relisez ses réponses. Nous corrigeons ce qui ne va pas, jusqu’à ce que le résultat vous convienne.
Déploiement
Quand le résultat vous convient, l’assistant répond sur votre site au quotidien. Si vous le souhaitez, un suivi mensuel met à jour ses réponses quand vos horaires ou vos tarifs changent. Il est facultatif et s’arrête quand vous voulez.
Une agence IA à Toulon aide les TPE et PME de la rade à confier à l’intelligence artificielle les tâches qui reviennent chaque semaine : chatbot, agents IA, automatisation, conseil IA et développement sur mesure. En tant qu’agence d’automatisation IA, nous démarrons par une heure offerte pour faire le tri avec vous. Chaque assistant est ensuite essayé sur vos vraies questions avant de répondre seul à vos clients.
Par où commencer chez vous ?
Ce que nous construisons pour vous
Cinq services, de la décision jusqu’à l’outil que vous utilisez tous les jours. Une petite entreprise en prend rarement plus d’un ou deux. L’heure de repérage permet de choisir.
Savoir lequel me sert- QUESTION D’UN CLIENT→CHATBOT→RÉPONSE, OU RELAIS VERS VOUS
Chatbot IA
Un assistant sur votre site ou votre messagerie. Il répond aux questions de vos clients à toute heure et vous fait suivre ce qu’il ne sait pas traiter.
Chatbot IA : le service en détail - TÂCHE EN PLUSIEURS ÉTAPES→AGENTS IA→DOSSIER PRÊT À VALIDER
Agents IA
Un assistant qui fait plusieurs gestes d’affilée : lire un mail, retrouver l’information, rédiger la réponse. Vous la relisez avant qu’elle parte.
Agents IA : le service en détail - LOGICIELS QUI NE SE PARLENT PAS→AUTOMATISATION→UNE SEULE SAISIE
Automatisation IA
Vos logiciels branchés les uns aux autres : ce qui est noté à un endroit se retrouve partout où il faut.
Automatisation IA : le service en détail - VOTRE SEMAINE→CONSEIL & AUDIT→TÂCHES CLASSÉES
Conseil IA
Le conseil IA sert à décider avant de dépenser : quoi faire en premier, ce qui rapporte du temps, ce qui doit rester entre vos mains. Il commence par l’heure de repérage.
Conseil IA : le service en détail - AUCUN OUTIL NE CONVIENT→SUR MESURE→UN OUTIL À VOUS
Développement IA
Si rien sur le marché ne fait ce qu’il vous faut, nous écrivons l’outil. Il vous appartient.
Développement IA : le service en détail
Ce qui vous fait hésiter, et ce que nous répondons
« Et s’il donne un faux prix ou une mauvaise adresse ? »
Il ne répond qu’avec ce que vous avez écrit. Ce qu’il ne trouve pas, il vous le transmet au lieu de l’inventer. Au début, vous relisez ses réponses. Chez nous aussi, un contrôle séparé vérifie le travail de l’IA : dans la nuit du 13/09/2026, l’IA a réécrit le texte de 157 de nos sites, et un second programme en a renvoyé 4 en correction avant publication. Pour vous : entre l’assistant et vos clients, il y a une relecture, la vôtre ou celle d’un contrôle.
« Mes clients vont parler à un robot ? »
Pour les questions simples, oui, et il le dit dès son premier message. Dès que la question sort de l’ordinaire, il vous passe la main avec un résumé. Les réclamations, les clients mécontents et les demandes spéciales restent entre vos mains.
« Mes clients m’écrivent sur WhatsApp, pas sur mon site. »
Pendant l’heure, nous regardons par où arrivent vraiment vos questions : site, mail, messagerie, plateformes de réservation. Selon vos outils, l’assistant peut répondre sur un ou plusieurs de ces canaux. Nous vous disons ce qui est possible chez vous avant de proposer quoi que ce soit.
« Combien cela va-t-il me coûter ? »
L’heure de repérage est offerte. Ensuite, vous connaissez le prix avant de commencer : la première mission porte sur un premier lot de questions, et sa proposition écrite donne le prix. Pas d’abonnement imposé. Et si votre logiciel de réservation fait déjà l’affaire, nous vous le disons.
« Je dois vous donner accès à mes outils ? »
Seulement à ce qui sert à la tâche choisie, et seulement quand la mission démarre. Pendant l’heure de repérage, c’est vous qui partagez votre écran : nous ne touchons à rien. Vos accès restent les vôtres, et vous pouvez les retirer quand vous voulez.
« Mes horaires changent entre l’été et l’hiver. »
Les réponses de l’assistant viennent d’une fiche que vous pouvez modifier. Vous changez l’horaire, il donne le nouveau. Si vous préférez ne pas vous en occuper, le suivi mensuel le fait pour vous. Il est facultatif.
« Je ne veux pas remplacer la personne de l’accueil. »
Nous retirons une tâche : répondre pour la dixième fois à la même question. La personne de l’accueil garde les clients qui ont besoin d’elle, et le temps gagné revient à votre métier.
Comment choisir une agence IA
Personne ne peut vérifier un classement de la « meilleure agence IA ». Quatre points, eux, se vérifient. Posez-les à chaque prestataire que vous rencontrez, y compris à nous.
- Un résultat chiffré, chez quelqu’un.Qu’a-t-il déjà automatisé, et combien d’heures ou d’erreurs cela a-t-il fait gagner ?
- Un essai sur vos questions à vous.Une démonstration préparée sur des questions qu’il a choisies ne dit rien de vos clients.
- À qui appartient l’outil, et comment en sortir.Vos accès, vos réponses écrites et vos données restent à vous, et un autre prestataire doit pouvoir reprendre l’outil.
- Les règles écrites dans la proposition.Qui est fournisseur et qui est déployeur au sens du règlement européen sur l’IA, et comment le RGPD est appliqué chez vous : noir sur blanc, avant de signer.
À qui s’adresse une agence IA
Aux TPE et PME de Toulon et du tour de la rade, le plus souvent sans personne pour l’informatique. Restaurants du port et du Mourillon, meublés et chambres d’hôtes, hôtels, locations de voitures ou de vélos, commerces du centre, cabinets et entreprises de services : vous dirigez, et les mêmes questions vous prennent des heures chaque semaine. Si vous n’utilisez pas encore l’IA, vous êtes comme la plupart : en 2024, selon l’INSEE, 10 % des entreprises françaises de 10 salariés ou plus s’en servaient.
Décrire ma situationPour qui ce n’est pas fait
Si on vous pose deux ou trois questions par semaine, un assistant ne vous fera rien gagner. Nous vous le disons dès notre réponse au formulaire, sans vous faire perdre une heure.
Toulon et 18 communes de la couronne
Nous travaillons avec les entreprises de Toulon et de dix-huit communes autour : à l’ouest, de La Seyne-sur-Mer et Six-Fours-les-Plages jusqu’à Bandol ; à l’est, de La Garde à Hyères et Carqueiranne ; vers l’intérieur, de La Farlède à Cuers et Pierrefeu-du-Var. L’heure de repérage a lieu en visio.
Toulon compte plus de 10 000 établissements actifs (Sirene, plafond d’affichage de l’outil de recherche). La Garde en compte 8 685 pour 26 476 habitants, La Valette-du-Var 7 998 pour 23 719. Sirene, annuaire-entreprises.data.gouv.fr, relevé du 08/08/2026.
- Agence IA à La Seyne-sur-Mer
- Agence IA à Six-Fours-les-Plages
- Agence IA à Sanary-sur-Mer
- Agence IA à Bandol
- Agence IA à Ollioules
- Agence IA au Beausset
- Agence IA au Castellet
- Agence IA à La Garde
- Agence IA à La Valette-du-Var
- Agence IA au Pradet
- Agence IA à Carqueiranne
- Agence IA à Hyères
- Agence IA à La Crau
- Agence IA à La Farlède
- Agence IA à Solliès-Pont
- Agence IA à Solliès-Toucas
- Agence IA à Cuers
- Agence IA à Pierrefeu-du-Var
Toutes les communes où nous intervenons
Réserver mon heure offerteVos questions les plus fréquentes
Quel budget prévoir pour un chatbot dans une petite entreprise ?
L’heure de repérage ne coûte rien. Le prix de la suite dépend de trois choses : combien de questions l’assistant doit couvrir, quels outils il faut brancher (site, boîte mail, outil de réservation) et combien de relecture vous voulez garder. Nous ne publions donc pas de tarif. Mais vous ne démarrez jamais sans prix : après l’heure, une proposition écrite vous le donne. Aucun abonnement n’est imposé.
Le chatbot doit-il dire qu’il est une IA ?
Oui. L’article 50 du règlement (UE) 2024/1689, le règlement européen sur l’IA, oblige à prévenir les personnes qu’elles échangent avec un système d’IA. L’obligation vaut depuis le 2 août 2026. C’est au fournisseur du système de faire en sorte que l’assistant se présente : quand nous le construisons pour vous, c’est donc à nous. Votre entreprise, qui s’en sert, est en général déployeur, avec moins d’obligations. Chaque proposition écrit qui porte quoi.
Répond-il en allemand ou en anglais ?
Il répond dans la langue dans laquelle on lui écrit, à partir de vos informations rédigées en français. Pour ce qui vous engage, comme l’acompte ou l’annulation, faites relire la traduction de vos conditions avant de la lui confier.
Peut-il prendre une réservation de table ou de séjour ?
Tout dépend de votre outil de réservation. S’il le permet, l’assistant lit vos disponibilités et donne le bon lien. Sinon, il note la demande complète et vous la transmet. Il ne modifie jamais une réservation déjà faite. Nous regardons ce point ensemble pendant l’heure.
Où vont les données de vos clients ?
Nous suivons les recommandations publiées par la CNIL sur les outils d’IA : ne rien confier de confidentiel à un outil grand public, choisir l’hébergement selon la sensibilité des données, écrire ce qui est permis et ce qui ne l’est pas. Nous ne demandons que les accès utiles à la tâche, et ils restent à vous. Le RGPD s’applique en même temps que le règlement européen sur l’IA.
Comment se passe l’heure offerte ?
En visio, en quatre temps : votre semaine type, vos derniers messages de clients lus ensemble sur votre écran, le partage entre ce qu’un assistant peut prendre et ce qui vous revient, puis la première tâche qui en vaut la peine, s’il y en a une. Vous recevez ensuite la liste écrite par mail. Elle vous reste, que vous travailliez avec nous ou non.
Que se passe-t-il quand vous avez envoyé le formulaire ?
Nous lisons votre message, puis nous vous écrivons pour fixer un créneau en visio. S’il nous manque une information, nous vous posons d’abord une ou deux questions par email. Si l’heure ne peut rien vous apporter, nous vous le disons, avec un ou deux conseils par écrit.
Qui est derrière agence-intelligence-artificielle-toulon.fr ?
Aurélien et Mathieu, deux associés. C’est Aurélien qui mène l’heure de repérage. Il a d’abord conduit, dans l’industrie, le passage de 250 personnes à un nouveau logiciel de gestion, puis automatisé les tâches répétitives d’une agence de publicité en ligne. Mathieu fait toute la partie technique, comme dans son entreprise, Le Van Trotter. Vous gardez les deux mêmes interlocuteurs du premier échange jusqu’à l’assistant qui répond chez vous.
Cette semaine, notez les trois questions qui vous sont revenues le plus souvent. Pendant l’heure offerte, nous regardons ensemble lesquelles un assistant peut prendre, et lesquelles vous gardez.
Offerte, sans engagement. La liste vous reste, même sans suite avec nous. Vous préférez écrire ? contact@agence-intelligence-artificielle-toulon.fr